MS Office 엑셀 대신 구글의 문서 도구중의 하나인 구글 스프레드시트(Spredsheet)를 사용해보자. 반드시 엑셀 포맷의 문서가 필요한 상황이 아니라면 구글 스프레드시트 사용을 적극 추천한다. 왜 구글 스프레드시트를 추천 하는지 사용법과 장점을 알아보자.
구글 스프레드시트란?
Microsoft에는 MS 오피스가 있다면 Google에는 구글 문서도구(Google Docs)가 있다. 구글 문서도구에도 MS 오피스와 마찬가지로 워드, 엑셀, PPT 등의 도구가 똑같이 있다. 그리고 구글 문서도구는 별도의 프로그램 설치없이 웹에서 작업을 할 수 있도록 되어 있다.
무료 사용
또한 구글 문서도구는 무료로 사용가능하다는 장점이 있다. 모든 문서는 구글 클라우드 스토리지에 안전하게 저장되며, 기본적으로 15GB 용량의 저장공간을 무료로 제공한다. 더 많은 용량이 필요하다면 추가 용량을 월구독으로 결제하여 사용하면 된다.
그중에 엑셀과 같은 프로그램이 바로 구글 스프레드시트(SpreadSheet)이다. 구글 시트라고도 하며 엑셀과 같은 스프레드시트 프로그램이다.
엑셀에서 하던 모든 스프레드시트 작업을 구글 스프레드시트에서 할 수 있다. 엑셀의 거의 모든 기능을 여기에서도 할 수 있다고 볼 수 있다.
구글 스프레드시트 사용하기
구글 스프레드시트를 사용하기 위해서 가능 좋은 방법은 구글 드라이브를 이용하는 것이다. 구글 드라이브는 구글 클라우드 스토리지에 파일을 저장, 관리, 공유할 수 있는 도구이다. 내 컴퓨터 하드디스크처럼 폴더를 만들고 파일을 관리 하듯이 구글 드라이브에서도 똑같이 할 수 있다.
위의 이미지를 통해 구글에 로그인된 상태로 구글 드라이브에 접속하면 아래와 같이 화면이 보이고, 외쪽 메뉴에서 [내 드라이브]를 클릭하면 바로 구글 클라우드 스토리지에 있는 파일 및 폴더 목록이 표시된다.
여기에서 스프레드시트 문서를 생성할 수 있다. 왼쪽 상단에 신규 아이콘을 클릭하면 아래와 같이 팝업메뉴가 나온다.
여기에서 Google 스프레드시트를 선택하면 브라우저에서 새로운 탭이 열리며 새로운 스프레드시트 문서 작업창이 아래와 같이 열리게 된다.
위의 화면을 보면 우리가 많이 사용하던 엑셀과 거의 유사한것을 알 수 있다. 엑셀에 익숙하다면 구글 스프레드시트도 금방 적응하여 사용할 수 있을 것이다.
구글 스프레드시트 장점
엑셀에서 할 수 있는 거의 모든 기능을 구글 스프레드시트에서 할 수 있다고보면 된다. 두 가지 모두 스프레드시트 작업을 하기 위해 만들어진 도구라서 대부분의 기능들과 작동방식이 거의 동일하다.
그렇다면 구글 스프레드시트를 사용할 경우 어떠한 장점이 있는지를 알아보자.
온라인 작업
구글 스프레드시트는 엑셀처럼 내 컴퓨터에 프로그램을 설치해서 사용하는 것이 아니라 브라우저를 통해 온라인으로 웹에서 작업을 할 수 있도록 되어있다. 따라서 인터넷 브라우저만 있다면 언제 어디서든 작업이 가능한 것이다.
온라인으로 실시간으로 작업을 하므로 별도의 저장이 필요없다. 수정되는 즉시 변동사항이 자동 저장되어 컴퓨터가 갑자기 문제가 생겨도 작업 내용이 사라질 일이 없다.
스프레드시트 파일은 내 컴퓨터가 아닌 구글 클라우드 스토리지에 저장되므로 인터넷만 되면 어느 컴퓨터에서건 작업이 가능하다. 따라서 컴퓨터나 USB에 파일을 저장하여 들고 다니면서 작업할 필요가 없고 만일의 사태에 대비해서 별도로 백업을 해둘 필요도 없다. 내 작업 파일은 구글 서버에 안전하게 저장되어 있는 것이다.
내 컴퓨터에 프로그램을 설치할 필요없이 인터넷만 되면 어느 컴퓨터에서든 브라우저를 통해 실시간으로 온라인 작업이 가능하여 자료가 컴퓨터 고장으로 사라져버릴 걱정이 없다는 것이 가장 큰 장점일 것이다. 아마도 한번 이렇게 작업을 해보면 내 로컬 컴퓨터에 문서를 저장하고 작업하는 것이 불안해질 것이다.
공유 및 공동작업 가능
하나의 스프레드시트 문서를 여러명에게 공유하여 공동으로 작업이 가능하다. 파일이 클라우드 스토리지에 저장되고 온라인으로 실시간 작업을 하기 때문에 이것이 쉽게 가능한 것이다.
스프레드시트의 문서내에서 댓글을 통해 문서작업을 공동으로 하고 있는 다름 사람과 의견을 주고 받을 수 있으며 다른 사람이 진행중인 작업이 실시간으로 나한테도 보이게 된다.
따라서 인터넷만 된다면 언제 어디서든 전세계 있는 사람과 문서를 공유하고 공동으로 작업을 할 수 있는 것이다.
엑셀 호환성
구글스프레드시트로 작업한 문서를 엑셀 파일로 다운받아야 할 필요가 있을수도 있다. 이럴 경우 엑셀 파일로 변환하여 다운받을 수 있다. 반대로 엑셀 파일로 작업한 문서를 구글 스프레드시트로 변환하여 업로드할 수도 있다.
따라서 기존에 엑셀파일로 작업한 문서가 있다면 구글 스프레드시트로 쉽게 옮길 수가 있다는 것이 된다. 또한 구글 스프레드시트로 작업한 결과물을 외부의 다른 곳에 엑셀 파일로 전달할 필요가 생긴다면 구글스프레드시트에서 엑셀파일로 다운로드하여 파일을 전달할 수 있다.
물론 MS 오피스 엑셀과 완벽히 호환되지는 않는다. 일부 호환되지 않는 부분들이 생길 수가 있어서 확인은 필요하다. 그럼에도 대부분의 호환성은 유지되므로 유용하게 쓰일수가 있다.
구글 스프레드시트 문서를 MS 오피스 엑셀 포맷뿐만 아니라 다음과 같이 다양한 포맷으로 다운로드할 수 있다.
- Microsoft Excel
- OpenDocument
- 웹피이지
- CSV, TSV
따라서 구글 스프레드시트를 사용하여 온라인으로 웹에서 작업을 한다고 하더라도 원하면 언제든 내 컴퓨터에 파일로 다운받을 수가 있다는 것이다.
그 외에도 구글 스프레드시트에 다양한 기능들이 존재하며, 이러한 기능들을 하나씩 알아보고 설명하도록 할 예정이다.
아직 구글 문서도구를 사용해본 적이 없는 사람이라면 무료로 사용할 수 있는데다가 아주 편리하고 쉽게 사용할 수 있으므로 반드시 사용해보기를 적극 추천한다.