구글 스프레드시트에서는 데이터 확인 규칙을 사용하여 셀에 입력되는 값에 제한을 두어 원하지 않는 값이 입력되는 것을 방지할 수 있다. 해당 셀에 원하는 값만 강제할 수 있는 기능으로 여러 사람이 작업을 하는 문서에 안전장치를 두는 것과 같은 것이다.
데이터 확인 규칙이란
데이터 확인 규칙이란 셀에 입력되는 값의 규칙을 지정하여 규칙에 맞지 않으면 경고를 보여주는 기능이다. 즉, 셀에 정해진 규칙의 값만 입력되도록 만들 수 있는 것이다.
그럼 이런 데이터 확인 규칙이 왜 필요할까?
문서가 복잡해지고 여러명이 공동으로 작업을 할때 실수로 이상한 데이터를 입력하지 않도록 미리 방지하기 위한 것이다. 해당 셀에는 이메일 주소만 입력해야한다거나, 정해진 범위의 숫자만 입력하게 하는 등의 규칙을 지정해서 이상한 값이 입력되는 것을 방지해서 잘못된 데이터를 가진 문서가 만들어지는 것을 최대한 예방할 수 있다.
데이터 확인 규칙 목적
의도하지 않은 값 입력 방지
데이터 확인 규칙 생성
데이터 확인 규칙을 생성하는 법을 알아보자.
데이터 확인 규칙 메뉴 선택
규칙을 생성할 셀을 선택한 후에 상단의 메인메뉴에서 [데이터 – 데이터 확인] 을 선택한다. 또는 마우스 오른쪽 버튼을 누르면 나오는 팝업메뉴에서 [셀 작업 더보기 – 데이터 확인] 을 선택한다.
그러면 화면 오른쪽에 아래 그림과 같은 데이터 확인 규칙 편집기가 열린다.
데이터 확인 규칙 편집기를 보면 현재 시트에 적용되는 규칙 리스트가 보인다. 위의 그림에서는 총 4개의 규칙이 있다. 그리고 규칙리스트에서 각 규칙에 마우스를 가져다보면 해당 규칙을 삭제할 수 있는 삭제 버튼이 오른쪽에 있다. 모두 삭제 버튼을 통해 현재 보이는 모든 규칙을 삭제할 수 있고, 규칙 추가 버튼을 통해 새로운 규칙을 추가할 수 있다.
정리하면 아래와 같이 3가지 동작을 할 수 있다.
- 규칙 삭제
- 규칙 모두 삭제
- 규칙 추가
규칙 추가
새로운 규칙을 추가하기 위해 데이터 확인 규칙 편집기에서 규칙 추가 버튼을 누른다. 그러면 아래와 같이 새로운 규칙이 만들어지고 규칙 편집기가 열린다.
여기에서 범위와 기준을 선택해주면 된다.
범위는 현재 선택된 셀이 초기값으로 설정되어 있으며, 여기에서 변경이 가능하다.
기준은 다양한 규칙의 기준이 존재한다. 숫자의 범위를 제한하기 위해 기준은 범위를 선택하여 숫자의 범위를 입력하여 준다. 1~100 사이의 숫자만 입력하게 하였다.
그리고 데이터 확인 규칙이 적용된 셀에 1~100의 범위가 아닌 숫자 200을 넣어보면 아래와 같이 셀 상단오른쪽에 빨간색의 표시가 나타나고 마우스를 가져가면 잘못되었다는 경고 문구가 보이게 된다.
고급 옵션 – 입력 거부
데이터 확인 규칙에 맞지 않으면 아예 데이터를 입력 불가능하게 만들 수 있다.
고급 옵션 – 데이터가 잘못된 경우 에서 경고 표시와 입력 거부가 있는데 입력 거부를 선택해주면 된다.
입력 거부 옵션으로 변경하고 해당 셀에 1~100 이외의 숫자를 입력하면 아래와 같이 경고창이 나오면서 데이터 입력이 불가능하게 된다. 이렇게 잘못된 값 입력을 원천봉쇄할 수가 있게 되는 것이다.
위에서 보여지는 경고 문구를 변경하고 싶다면 고급 옵션 – 선택된 셀의 도움말 텍스트 표시 를 체크하여 원하는 문구를 넣어주면 된다.
그러면 규칙에 어긋난 값 입력시 출력되는 경고 문구가 아래와 같이 변경되는 것을 확인할 수 있다.
데이터 확인 규칙 기준
데이터 확인 규칙의 기준에는 텍스트, 날짜, 숫자 관련 기준들이 존재한다. 또한 드롭다운, 체크박스도 데이터 확인 규칙에 속한다. 드롭다운은 정해진 리스트만 셀에 들어갈 수 있게 하는 규칙이며, 체크박스도 체크상태와 체크해제 상태 2가지만 가질 수 있는 규칙이라고 보면 된다. 또한 맞춤 수식을 선택해서 사용자가 직접 수식으로 기준을 만들 수 있다.
| 기준 | 세부 항목 |
|---|---|
| 텍스트 관련 | 텍스트에 포함 텍스트에 포함되지 않음 텍스트가 정확하게 일치함 텍스트가 올바른 이메일임 텍스트가 올바른 URL임 |
| 날짜 관련 | 올바른 날짜 날짜 기준일 이전 날짜가 해당 날짜이거나 그 이전임 기준일 이후 날짜가 해당 날짜이거나 그 이후임 날짜가 다음 날짜 사이에 포함됨 날짜가 다음 날짜 사이에 포함되지 않음 |
| 숫자 관련 | 초과 보다 크거나 같음 미만 보다 작거나 같음 같음 같지 않음 범위 사이에 있지 않음 |
| 드롭다운 | 드롭다운 드롭다운(범위) |
| 체크박스 | |
| 맞춤수식 | 사용자가 수식을 만들 수 있음 |
데이터 확인 규칙 예제
아래와 같이 유저 리스트를 가지는 시트가 있다고 해보자.
여기에 총 4개의 데이터 확인 규칙을 적용하였다. 이메일, 가입일, 상태, 구매 횟수 컬럼에 규칙을 각각 적용하였다.
이메일
이메일 셀 범위에는 데이터 확인 규칙 기준에 텍스트가 올바른 이메일임 을 적용하였다.
가입일
가입일 셀 범위에는 데이터 확인 규칙 기준에 기준일 이후를 적용하여 해당 날짜 이후의 날짜만 입력되도록 하였다.
상태
상태 셀 범위에는 데이터 확인 규칙 기준에 드롭다운을 적용하여 정상/탈퇴/휴면 3가지 값중에 선택하도록 하였다.
구매 횟수
구매 횟수 셀 범위에는 데이터 확인 규칙 기준에 보다 크거나 같음을 선택하여 0 이상인 수만 입력되도록 하였다.
규칙 위반 예
아래 그림은 이메일, 가입일, 구매 횟수 컬럼에 데이터 확인 규칙에 맞지 않은 값을 입력 하였을 경우 보여지는 경고 문구이다.
이렇게 4가지 규칙을 적용하여 유저 리스트 시트가 관리되도록 하였다. 형식에 맞지 않는 이메일, 정해진 날짜 이전의 가입일, 정의되지 않은 상태값, 0보다 작은 구매 횟수가 입력되는 것을 방지하여 잘못된 값으로 문서가 더럽혀지지 않게 할 수 있다.
공동 작업할 경우 필수
여러명이 공동 작업할 경우 데이터 확인 규칙을 사용하여 의도하지 않은 값이 입력되지 않도록 미리 방지하도록 하자. 또한 혼자 작업을 하더라도 오타나 실수로 의도하지 않은 값을 입력하는 것을 방지할 수 있으므로 반드시 익혀두고 사용하도록 하자.