구글 스프레드시트에서 셀 내에 드롭다운(DropDown)을 삽입하여 문서에서 활용할 수 있다. 드롭다운을 잘 활용하면 사용자가 보기에 좋은 문서를 만들 수 있으므로 익혀두기를 추천한다.
드롭다운 만들기
아래 예제와 같이 프로젝트 상태를 드롭다운 리스트에서 선택할 수 있도록 할 수 있다. 드롭다운을 사용하면 해당 셀에 들어갈 값을 정해진 값으로만 제한할 수 있고, 지정된 값에서 편리하게 선택할 수 있다는 장점이 있다.
위의 예제와 같이 구글 스프레드시트에서 드롭다운을 만드는 법을 알아보자.
셀 선택 후 드롭다운 메뉴 선택
드롭다운을 만드는 방법은 아주 간단하다. 드롭다운을 만들기 원하는 셀을 한개 또는 여러개 범위로 선택한 후에 마우스 오른쪽 버튼 팝업 메뉴에서 드롭다운 을 선택하면 된다. 또는 상단 메인 메뉴에서 삽입 – 드롭다운 을 선택하면 된다. 각자 편한 방법으로 사용하자.
- 마우스 오른쪽 버튼 팝업 메뉴 – 드롭다운 선택
- 메인메뉴 – 삽입 – 드롭다운 선택
그러면 아래와 같이 드롭다운을 편집할 수 있는 데이터 확인 규칙 편집기가 열린다.
드롭다운 옵션 추가
이제 드롭다운을 눌렀을때 선택할 수 있는 옵션을 편집해 보자. 기본적으로 아래와 같이 옵션1, 옵션2가 생성이 되어 있는 것을 볼 수 있다.
아래 그림과 같이 데이터 확인 규칙 편집기에서 옵션을 추가, 수정, 삭제할 수 있다.
그리고 각각의 옵션의 색상, 텍스트, 순서를 변경할 수 있다.
그러면 셀 내의 드롭다운 리스트에서 설정된 옵션으로 보여지게 된다. 아래와 같이 색상도 선택된 옵션에 맞게 적용되는 모습을 볼 수 있다.
드롭다운 표시 스타일 변경
드롭다운의 모양을 변경할 수 있다. 총 3가지 표시 스타일이 있으며 고급 옵션 – 표시 스타일에서 변경할 수 있다.
드롭다운 3가지 표시 스타일(칩, 화살표, 일반 텍스트)의 모양은 아래와 같다.
드롭다운 서식 스타일 변경
일반 텍스트와 마찬가지로 드롭다운이 포함된 셀의 서식 스타일을 변경할 수 있다. 아래와 같은 셀 스타일을 변경할 수 있다.
- 글꼴
- 글자크기
- 글자 속성 (굵게, 기울임, 취소선)
- 배경색
- 가로/세로 정렬
글자크기
아래와 같이 글자크기를 변경하면 크기에 맞게 드롭다운이 보여진다.
글자 속성
굵게, 기울임, 취소선의 글자 속성을 지정할 수 있다.
배경색
셀의 배경색을 변경할 수 있다. 글자색은 드롭다운 색상에 맞춰서 표시되므로 변경할 수 없다.
가로 / 세로 정렬
셀 내에서 드롭다운의 가로 정렬(왼쪽, 가운데, 오른쪽)과 세로 정렬(위쪽, 가운데, 아래쪽)을 지정할 수 있다.
드롭다운 수정하기
드롭다운에 옵션을 추가하거나 수정할 일이 생길 수 있다. 드롭다운을 수정하기 위해서는 아래와 같이 하면 된다.
상단의 메인메뉴에서 데이터 – 데이터 확인 항목을 선택한다.
그러면 화면 오른쪽에 데이터 확인 규칙 편집기 창이 열리고 규칙 리스트에서 수정할 드롭다운 규칙을 선택하면 된다.
규칙을 선택하면 아래와 같이 드롭다운 생성할 때의 화면이 다시 보이게 되어서 수정이 가능하다. 수정 후에 완료 버튼을 누르면 된다.
선택된 드롭다운만 수정
만약 같은 규칙으로 묶여 있는 그룹다운 전체가 아닌 선택된 드롭다운만 수정하고 싶다면 어떻게 해야할까?
그럴때는 수정하기 원하는 드롭다운이 있는 셀을 선택한 후에 드롭다운 생성때와 마찬가지로 메뉴에서 드롭다운을 선택하면 된다.
아래 예제에서 마지막행에 있는 드롭다운만 수정하여 보자.
해당 셀을 선택 후에 마우스 오른쪽 버튼을 누르면 나오는 팝업메뉴에서 드롭다운을 선택한다. 또는 상단 메인메뉴에서 삽입 – 드롭다운을 선택해도 동일하다. 그러면 드롭다운 편집기가 보이는데 이때 범위가 선택된 셀만 적용되어 있는 것을 알 수 있다.
드롭다운 수정작업 후에 완료 버튼을 누르면 아래와 같이 팝업 메세지가 표시가 되고 선택을 하도록 한다.
- 이 드롭다운만: 현재 선택된 셀의 드롭다운만 현재 규칙을 적용
- 전체에 적용: 기존의 동일한 규칙으로 만들어져있던 드롭다운에 모두 적용
여기에서 이 드롭다운만을 선택한다. 그러면 현재 선택된 셀의 드롭다운이 새로운 데이터 확인 규칙으로 생성되고 현재 수정한 사항이 적용된다.
드롭다운 삭제하기
드롭다운을 삭제하기 원한다면 수정하기와 마찬가지로 데이터 확인 규칙 편집기에서 할 수 있다. 메뉴에서 데이터 – 데이터 확인을 선택하여 데이터 확인 규칙 편집기를 연다.
그리고 삭제하기 원하는 드롭다운의 규칙을 찾아서 오른쪽의 삭제 버튼을 누르기만 하면 된다.
드롭다운을 모두 삭제하면 아래와 같이 각 셀마다 선택되어 있던 드롭다운의 텍스트만 남게 된다.
구글 스프레드시트에서 드롭다운을 삽입하는 방법은 아주 쉽게 되어 있다. 드롭다운을 적재적소에 잘 활용하면 셀 내에 원하지 않는 값이 들어가는 것을 방지할 수 있고, 스프레드시트 문서 관리를 편하게 하는데 도움을 준다. 또한 시각적으로도 사람이 보기에 직관적인 문서를 만들 수 있으므로 한번씩 따라해보면서 익혀두기를 추천한다.