구글 스프레드시트에는 엑셀과 마찬가지로 필터 기능이 있고, 몇번의 클릭 만으로도 아주 쉽게 필터를 적용하여 사용할 수 있다. 필터를 적용하고 사용하는 모든 방법에 대해 알아보자.
필터란?
필터는 스프레드시트의 가장 중요한 기능 중의 하나로써, 데이터를 내가 원하는 조건만 필터링해서 볼 수 있는 기능이다. 많은 수의 데이터가 있을 경우 상황에 따라 특정 조건의 데이터만 화면에 보이길 원할 수 있다. 이것을 클릭 몇번 만으로도 간편하게 할 수 있도록 하는 기능이 바로 필터이다.
예를 들어 회사의 직원을 관리하는 테이블이 있다고 해보자. 시트에는 전체 직원의 리스트가 존재한다. 이 중에서 특정 부서의 직원만 보고싶을 경우 필터를 사용하여 부서를 선택하면 선택된 부서의 직원만 필터링하여 보이게 할 수 있다.
데이터를 필터링한다고 하더라도 보이지 않는 데이터가 사라지는 것이 아니다. 원본 데이터는 모두 유지된채로 원하는 조건의 데이터만 화면에 보여주는 것이다. 따라서 필터는 스프레드시트 문서를 사용자가 원하는데로 보기 편리하게 만들어주는 역할을 하는 중요한 기능이다.
필터를 사용하여 데이터를 정렬할 수 있다. 원하는 컬럼을 기준으로 데이터를 정렬하여 볼 수 있다. 정렬 기능은 스프레드시트 문서에서 매우 중요한 기능으로, 데이터를 다양한 기준으로 볼 수 있도록 해주는 기능이라고 할 수 있다.
필터의 기능
- 필터링
- 정렬
필터 적용하기
구글 스프레드시트에 필터를 적용하는 방법을 알아보자. 먼저 필터를 적용할 영역을 선택한 후에 필터 만들기 메뉴를 선택하기만 하면 된다.
아래의 샘플 데이터를 이용하여 예제를 만들어보았다. 이해를 돕기 위해 샘플 데이터는 단순하게 하였다.
필터를 적용할 영역 선택
먼저 필터를 적용할 데이터의 영역을 선택해야 한다. 기본적으로 필터를 만들고자 하는 인접한 데이터 영역 내부의 셀 중에 아무곳이나 선택을 해놓으면 자동으로 필터 영역이 선택된다.
위의 시트에서 데이터 영역 아무 셀에서 필터 만들기를 해도 데이터 전체 영역이 자동으로 필터 만들기 영역으로 선택된다.
일부 영역만 필터 만들기를 원한다면 원하는 영역 만을 직접 선택하면 된다. 아래와 같이 반 컬럼에만 필터를 만들고 싶다면 반에 해당하는 셀 영역만을 선택하여 주면 된다.
이렇게 하면 반 컬럼에만 필터가 생성된다.
필터 만들기
영역을 선택하였다면 이제 필터 만들기 메뉴를 선택만 해주면 끝이다. 필터 만들기 메뉴 선택은 3가지 방법이 있다. 3가지 방법 모두 같은 동작을 하므로, 편리한 방법으로 사용하면 된다.
팝업 메뉴
마우스 오른쪽 버튼을 누르면 아래 그림과 같이 팝업 메뉴가 나온다. 여기에서 “필터 만들기” 항목을 선택해주면 된다.
상단 메뉴
구글 스프레드시트 상단의 메인 메뉴에서 데이터 -> 필터 만들기 를 선택하면 된다.
아이콘 메뉴
구글 스프레드시트 상단의 아이콘 메뉴에서 아래 그림과 같은 필터 만들기 아이콘 버튼을 누르면 된다.
필터 적용 완료
필터 만들기를 완료하면 아래 그림과 같이 상단 머리글행에 각 컬럼마다 필터 표시가 나타난다. 이 아이콘을 눌러서 필터를 사용할 수 있다. 전체 테이블이 아닌 일부 컬럼만 필터를 적용하면 적용된 컬럼의 머리글행에만 필터 표시가 보이게 된다.
각 컬럼의 필터 아이콘을 누르면 아래와 같이 필터를 사용할 수 있는 메뉴가 팝업으로 나오게 된다.
필터를 사용하여 테이블을 정렬해서 보거나 원하는 조건의 데이터만 필터링하여 볼 수 있다.
아래부터는 필터를 사용하는 방법을 하나씩 알아보자.
필터 사용하기 – 정렬
필터를 사용하면 테이블을 정렬할 수 있는 기능이 있다. 원하는 컬럼을 기준으로 데이터를 정렬해서 보고 싶은 경우가 많이 있다. 예를 들어 직원 리스트 테이블에서 이름 또는 입사년도 등으로 정렬해서 볼 수 있다. 또한 글자색, 배경색 등을 기준으로 정렬도 가능하다.
- 오름차순 / 내림차순 정렬
- 색상을 기준으로 정렬
위에서 만든 샘플 데이터를 사용하여 정렬 기능을 사용해보자.
오름차순 / 내림차순 정렬
이름을 기준으로 오른차순 / 내림차순 으로 정렬을 해보자. 아래 그림과 같이 이름 컬럼의 필터 아이콘을 누른 후 필터 사용 메뉴에서 정렬, 오름차순 또는 정렬, 내림차순을 선택한다.
정렬을 선택하면 아래와 같이 테이블이 이름을 기준으로 오름차순 또는 내림차순으로 정렬되서 보이게 된다. 아래는 오름차순으로 정렬한 예이다. 당연한 얘기지만 이름을 기준으로 정렬을 한다고 이름 컬럼만 순서가 바뀌어서 보여지는게 아니라 같은 행의 전체 컬럼이 같이 움직이게 된다. 행 단위로 움직이는 것이다.
색상을 기준으로 정렬
셀에 지정된 글자색 또는 배경색을 기준으로도 정렬이 가능하다.
샘플 데이터의 국어 점수 컬럼에 점수별로 배경색을 구분하여 표시하여 보았다. 이 상태에서 색상을 기준으로 정렬 기능을 사용해보자.
머리글행의 국어 컬럼에서 필터 버튼을 누른 후에 색상을 기준으로 정렬 – 채우기 색상 에서 원하는 색상을 선택하자. 그러면 해당 색상의 행이 가장 위에 오도록 테이블이 정렬되는 것을 볼 수 있다.
위에서 색상을 기준으로 정렬 – 채우기 색상을 노란색을 선택하면 아래와 같이 국어 점수 컬럼의 셀 배경색이 노란색인 행이 가장 위에 오도록 정렬된다.
글자색을 지정하여 글자색 기준으로 정렬을 해도 배경색 기준의 정렬과 똑같이 동작한다.
필터 사용하기 – 필터링
필터링은 테이블에서 특정 조건의 데이터만 보여지게 하고 나머지는 숨기는 기능이다. 데이터가 너무 많아서 내가 원하는 조건의 데이터만 보고싶을 경우 아주 유용하게 사용할 수 있다. 스프레드시트에서 없어서는 안되는 기능 중의 하나이다. 문서를 매우 유연하고 다이나믹하게 만들어주는 기능이라고 할 수 있다. 색상, 값, 조건을 기준으로 다양하게 필터링 할 수 있다.
필터링 종류
- 색상별 필터링
- 값별 필터링
- 조건별 필터링
필터링 종류별로 하나씩 사용법을 살펴보자.
색상별 필터링
글자색 또는 배경색 을 기준으로 필터링할 수 있다. 아래의 샘플 데이터를 이용해 색상별 필터링 기능을 사용해 보자.
위의 샘플데이터에서 국어 점수를 배경색을 기준으로 필터링해보자. 아래 그림과 같이 국어 컬럼의 필터 버튼을 누르고 색상별 필터링 – 채우기 색상 을 누른 후에 원하는 색상을 선택해보자.
그러면 아래 그림과 같이 선택된 색상의 데이터만 화면에 보여지게 된다. 국어 컬럼의 배경색이 녹색인 것만 필터링한 결과이다.
값별 필터링
값별 필터링은 원하는 값만을 선택해서 필터링할 수 있는 기능이다. 해당 컬럼의 전체 값중에서 보고싶은 값을 리스트에서 선택하면 된다. 아마도 가장 일반적으로 사용하는 필터링 기능일 것이다.
위의 샘플 데이터에서 반 컬럼을 가지고 값별 필터링 기능을 사용해보자.
반 컬럼의 필터 아이콘을 누르면 값별 필터링 항목이 아래에 보면 해당 컬럼에 포함되는 모든 값들의 리스트가 나온다. 반 컬럼에는 1, 2, 3의 값이 있고, 리스트에서 이 값을 체크하거나 체크 해제할 수 있다. 그러면 체크 된 항목만 시트에서 보여지게 된다.
값별 필터링 밑에는 모두 선택, 지우기, 검색 상자가 기능이 있다. 각 기능은 아래와 같은 의미이다.
| 기능 | 설명 |
|---|---|
| 모두 선택 | 값 리스트의 모든 값을 선택한다. |
| 지우기 | 값 리스트의 모든 값의 선택을 해제한다. |
| 검색 상자 | 값 리스트에서 검색된 결과만 보여준다. |
위에서 반 컬럼의 값을 2만 선택한 후에 확인 버튼을 누르면 아래와 같이 2반인 행만 보여지게 된다.
조견별 필터링
조건별 필터링은 조금 복잡한 조건을 설정해서 필터링할 수 있는 기능이다. 다른 필터링 방법보다 조금 복잡해 보일 수 있으나 기본 사용법만 알아두면 쉽게 사용할 수 있다.
수학 점수가 80점 이상인 행만 보이게 해보자. 수학 컬럼의 필터 아이콘을 눌러서 조건별 필터링 – 보다 크거나 같음을 선택한 후에 아래에 있는 텍스트박스에 80을 입력하고 확인 버튼을 누르면 된다.
그러면 아래와 같이 수학 점수가 80 이상인 데이터만 보여지게 된다.
조건별 필터링은 이렇게 다양한 조건식을 이용하여 필터링을 할 수 있는 매우 유용한 기능이다. 조건에는 아래와 같이 다양한 종류가 있다. 세부 항목은 직접 사용해하면서 확인해보면 쉽게 알 수 있다. 또한 맞춤 수식을 사용하여 수식을 직접 지정할 수 있다.
- 빈셀인지 여부
- 텍스트 비교
- 날짜 비교
- 숫자 비교
조건별 필터링에서 수식을 직접 만들 수 있는 맞춤 수식은 아래 글을 참고해서 익히면 된다.
필터 기능은 정렬과 필터링을 할 수 있는 스프레드시트에서는 없어서는 안되는 기능 중의 하나로 반드시 익혀두어야 하는 기능이다. 사용법도 매우 직관적이라 한번만 사용해보면 쉽게 익힐 수 있으니 반드시 알아두도록 하자.